Soigner l’accueil pour favoriser la coopération et l’engagement de vos parties prenantes
Soigner l’accueil pour favoriser la coopération et l’engagement de vos parties prenantes
On le répète souvent : faire communauté et veiller dès le lancement du projet à engager et fédérer vos parties prenantes est indispensable pour le faire évoluer dans le bon sens.
Mais pour que vos partenaires, bénéficiaires ou bénévoles se sentent engagé·e·s, il faut prendre soin d’eux… et ça commence par l’accueil ! Moment clé de la vie des entrepreneurs chez COOPCITY, on vous partage quelques bonnes pratiques testées depuis notre ouverture en 2016. De quoi faciliter une intégration de chacun et chacune aux petits oignons !
Faire durer l’accueil dans le temps
Le processus d’accueil commence avant le moment d’intégration officielle dans la communauté et se termine après.
- Un mail ou un kit de bienvenue : l’expérience commence avec un partage d’informations dans l’esprit de la communauté. Cette étape formalise la participation des nouveaux membres, la communication des prochaines étapes et des dates clés ainsi que notre enthousiasme à les rencontrer. Ces outils permettent de s’assurer que le cadre de participation est clair.
- Une soirée officielle d’intégration pour présenter le fonctionnement et les ressources de la communauté tout en donnant un avant-goût de notre culture : convivialité, participation et coopération.
- Des moments collectifs conviviaux : un post Facebook de bienvenue dans un groupe Facebook, des moments célébration et des check-in hebdomadaires réguliers pour faire le point sur leurs besoins et les bonnes personnes à leur faire rencontrer.
Définir plusieurs parcours pour gérer des temporalités d’accueil différentes
Lorsque les membres rejoignent la communauté à différents moments dans l’année, ou si un membre a raté l’accueil officiel, il peut être intéressant d’organiser d’autres temps de connexion et de les inviter au prochain moment d’accueil pour qu’ils vivent l’expérience pleinement. Dans ces cas de figure, les mails de bienvenue sont très utiles.
Soigner les contacts personnalisés dans le temps
Parfois chronophages mais souvent très qualitatifs, ces échanges permettent de récolter les informations suivantes sur les membres :
-Quelles sont leurs motivations à rejoindre la communauté ?
-Qu’ont-ils envie d’y apprendre ? Qui ont-ils envie d’y rencontrer ?
-Quels sont les rôles qu’ils veulent occuper ?
-Quand sont-ils disponibles ? Pour combien de temps ? Quel canal faut-il utiliser pour les contacter ?
Renforcer les connexions entre les anciens et les nouveaux à plusieurs moments du parcours d’accueil
- Définir les rôles que les anciens peuvent jouer dans l’accueil des nouveaux : comité d’accueil, témoignage, système de parrainage, membre d’un jury, mentorat, …
- Créer des espaces de discussion en sous-groupes en fonction de la géolocalisation, des centres d’intérêt, de leurs enjeux de développement ou secteur d’activité
- Faciliter les consultations stratégiques et leur implication en organisant des focus group rassemblant le noyau dur des anciens et les nouveaux les plus dynamiques
A garder en tête
Les premiers moments de la collaboration avec ses membres sont déterminants pour assurer que celle-ci se passe bien par la suite :
- Clarifier quels sont leurs engagements et les vôtres. Des engagements clairement définis facilitent la discussion en cas de désengagement d’une part ou d’autre, mais aussi en cas de départ !
- Les membres s’engagent car ils se sentent valorisés pour leur contribution et/ou apprennent grâce à leur engagement. Il est donc important de :
- Remercier les bénévoles pour le travail effectué
- Valoriser leur contribution au sein du groupe
- S’assurer qu’ils trouvent de l’intérêt à rejoindre la communauté