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Le recrutement – 5 bonnes pratiques pour ne pas se planter

Weekend de lancement du programme Seed 2017-2018 à Forest

Créer et gérer son équipe, c’est passionnant mais aussi stressant ! Alors, quelles sont les erreurs à éviter pour ne pas foirer ses premiers recrutements ? Comment définir une politique salariale ? Comment gérer une démission ?

Découvrez les trucs et astuces échangés par les entrepreneurs de la communauté COOPCITY lors du Labo de pratiques « Je recrute pour la première fois… A quoi dois-je faire attention ? » (25/10/2019).

 

Comment rédiger une job description ?

Première étape : bien définir le besoin

Il faut être clair sur ses besoins et donc le niveau d’autonomie et d’expérience que ça nécessite. Il faut que les missions de la fiche de poste soient donc hyper claires ! Plus la fiche de poste est détaillée et claire, plus vous allez avoir des candidats qualifiés sur le poste.

Deuxième étape : rédiger la fiche de poste

Les catégories présentes dans une bonne fiche de poste :

– Un titre explicite qui définit bien la mission

– Qui sommes-nous ? Vos valeurs, votre mission, finalité sociale de l’entreprise (très recherché par les candidats aujourd’hui, c’est une vraie force pour vous!)

– Nos enjeux : cette catégorie est très engageante, elle donne l’impression au candidat qu’il va vraiment être utile

– Contexte : avec qui tu vas travailler, dans quel cadre

– Missions et tâches : soyez le plus précis possible !

– Profil recherché : identifier les valeurs les plus véhiculées et les qualités les plus appréciées par l’équipe

– Conditions pour postuler : quelle est la deadline pour postuler ? Quels documents avez-vous besoin de recevoir et comment ? Attention, il faut que les éléments envoyés vous permettre vraiment de faire un filtre (ex : lettre de motivation pas toujours utile)

Tips:

– Mettez l’accent sur le caractère « autonomie- responsabilité » du candidat (faire un peu peur pour garantir le profil entrepreneurial du candidat)

– Fixez une date limite de réception des candidatures pour ne pas perdre du temps et pouvoir comparer les candidatures

Recommandations pour les jeunes structures où les fiches de poste sont vouées à évoluer :

– Redéfinissez-les lors des mises au vert une fois par sur base des objectifs stratégiques de la structure et les besoins du projet en l’année N+1 (et non sur les envies de l’employé uniquement).

– Comme les priorités d’une jeune structure varient d’une année à l’autre, veillez à poser la question lors de l’entretien pour vérifier si la personne a pris conscience de cette éventualité. D’où l’importance de faire transparaître l’ADN de la structure dans la fiche de poste car celle-ci ne change pas quelle que soit la mission. Par contre, les priorités vont varier d’une année à l’autre. De même, pour les valeurs, demandez au candidat de se positionner.

 

Où publier sa fiche de poste ?

Sur votre page Linkedin ou Facebook, Econosoc.be, Actiris, jobsthatmakesense.be, alterjob, indeed, acodev, eurobrussels

Profil étudiant/stagiaire : Mon stage.be ou student.be

Tips: la meilleure garantie reste votre réseau!

 

Comment garantir l’objectivité dans le recrutement ?

Pour garantir l’objectivité dans le recrutement, il est important de définir un processus en 5 étapes :

  • Définition du besoin et rédaction de la fiche de poste
  • Screening des CV (les critères de sélection du candidat doivent avoir être définis en amont)
  • Premier entretien par téléphone (pour présenter votre entreprise et échanger avec le candidat sur sa motivation). Tips : si vous voulez vous retrouver avec 4-5 candidats à la fin de cette étape il faut que vos questions soient suffisamment clivantes pour réduire le nombre de candidatures
  • Deuxième entretien d’1h30 en 3 parties : le candidat et les compétences requises pour le poste ; finalité sociale et gouvernance de l’entreprise (pour qui et avec qui vous travaillez) ; jeu de rôle). A savoir : le jeu de rôle peut être complété par un test ennéagramme
  • Entretien final pour titiller les points d’hésitation remarqués pendant le 2e

Combien de personnes auditionner ?

Cela dépend du métier : plus les besoins en expertise sont importants, plus il faut auditionner de candidats car ce type de profil est difficile à trouver.

Comment sélectionner les candidats ?

Créez une grille avec vos critères et remplissez-la avec des + et des –. Ensuite, additionnez le tout pour identifier les 3 premiers. Deux ou 3 personnes choisissent les 2 profils les plus pertinents puis retour à l’équipe.

Recommandations :

– Faites durer l’entretien 1h30 car le candidat est stressé pendant les 45 premières minutes

– Veillez à garder le caractère informel de la discussion pour favoriser échanges vrais.

A éviter :

Ne pas recruter ses amis ; ne pas recruter un bénévole sans avoir défini une fiche de poste au préalable

Ce qu’il faut retenir :

La meilleure manière de recruter quelqu’un de qualité, c’est d’écouter ce qu’on se ressent et se faire confiance. If it’s not a « hell yes ! », it’s a no ! Tips : posez-vous la question suivante : « est-ce que j’irais boire un verre avec elle/lui ? ».

 

Comment choisir le bon statut (salarié, indépendant complémentaire, indépendant) ?

Ce choix est financier : certains statuts coûteront moins cher que d’autres. Cela doit être étudié au cas par cas. Tout le monde n’a pas la possibilité ni l’envie d’être indépendant. Il faut une bonne connaissance des aides à l’emploi et tenir compte des durées (ex : les démarches administratives à respecter pour le statut de salarié sont plus nombreuses que pour celui d’indépendant mais celui-ci n’implique pas de préavis). Mais il s’agit aussi d’un choix idéologique : le statut d’indépendant peut être choisi pour refléter un refus des relations de subordination des travailleurs à l’employeur.

Retour d’expérience de Robin de CoopItEasy : il y a plusieurs façons d’être indépendant. Les coopérateurs facturent à la coopérative ou alors vous pouvez prendre une part D et tout le monde devient alors gérant de l’entreprise (le salaire est fixé en fonction du temps de travail). Mais attention, tout le monde n’est pas prêt à endosser ce statut, c’est un gros cap à passer !

Autres options proposées par Christophe de Cobéa Coop : fonctionner avec la Smart et engager des entrepreneurs à temps partiel pour leur permettre de développer un projet sur le côté. Smart offre aussi l’option « cdi » : les employés sont indépendants dans leur gestion du travail tout en ayant une sécurité. Vous pouvez aussi engager des indépendants sur des missions ponctuelles sur lesquelles l’équipe n’a pas de temps à consacrer (pour période courte de 6 mois par exemple).

 

Comment faire pour garantir la qualité du travail des membres de l’équipe ?

– Créer, tous les 3 ou 4 mois, un espace pour permettre à la personne d’aborder les difficultés au travail, ses relations avec les clients ou avec le reste de l’équipe. A retenir : si la personne n’a pas l’impression d’être contrôlée, elle se livrera naturellement et spontanément

– Attribuer un buddy au nouvel arrivant afin d’instituer une culture du feed-back : chacun peut ainsi prendre l’habitude de se confier lorsque quelque chose ne fonctionne pas

– Commencer les réunions d’équipe par une météo (outil d’intelligence collective permettant à chacun d’exprimer ses émotions au groupe), faire relire le travail du nouvel arrivant lorsque la tâche est effectuée pour la première fois, … C’est que certains appellent « développer une culture de la transparence ». Faire en sorte que le FB devienne la norme fait comprendre à chacun qu’il s’agit d’évaluer pour progresser et non de blâmer.

A retenir : si vous êtes le boss, vous devez aussi vous sentir légitime de procéder à des contrôles, pour permettre la réalisation des objectifs stratégiques de l’entreprise.

 

 

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