Gouvernance – Comment organiser le faire ensemble ?

Dans tout projet impliquant plusieurs personnes, la gouvernance est un des éléments clé pour se donner les moyens de réussir ce qui nous a réuni et remplir sa mission. Alors, comment penser et organiser le faire ensemble ?

Découvrez les trucs et astuces échangés par les entrepreneurs de la communauté COOPCITY lors du Labo de pratiques virtuel « Comment résoudre mes problèmes de gouvernance ? » (09/04/2020).

 

Questions les plus fréquentes

 

Comment ne pas décider de tout ensemble tout le temps ?

Après avoir défini les missions de l’organisation et les rôles nécessaires à son développement, la première étape est de décider ensemble des périmètres d’autorité de ces rôles et des cercles de travail qui la composent (cercle communication, admin & finance, gestion des partenariats, …). C’est-à-dire décider ensemble qui a la légitimité de décider seul de quoi mais sans définir le « comment » ni le « quand ». Cela permet ainsi à ceux qui seront en prise avec le réel de pouvoir s’adapter.

Autrement dit, il s’agit de rédiger des mandats clairs pour chaque rôle de l’organisation et de définir le pouvoir de décision qui peut varier en fonction de la nature de la décision à prendre (opérationnelle vs stratégique) :

• Informer : décider seul et informer les autres de la décision
• Consulter : Demander l’opinion des personnes individuellement, puis décider seul
• Concerter : Demander au groupe de réfléchir ensemble et de préparer une proposition de décision
• Co-décider : Décider ensemble selon le mode de décision consentement/consensus

Le pouvoir de décision appartient ainsi à « celui qui fait ». En cas de doute, celui-ci peut consulter une personne ressource identifiée au préalable et traiter la question en binôme et non avec le groupe tout entier.

 

Comment organiser une réunion efficace ?

En amont de la réunion

• Définir les intentions derrière les différentes réunions organisées par le groupe afin que chacun soit dans le même état d’esprit une fois réunis. Par exemple, les réunions d’équipe sont des moments de partage avec les autres alors que les réunions stratégiques sont des moments où l’on définit les buts à atteindre par l’organisation
• Construire un ordre du jour en précisant la nature des points apportés (simple partage d’info, demande d’avis, prise de décision) et le timing nécessaire pour traiter chaque point
• S’assurer que chacun ait lu les documents nécessaires

Avant de commencer la réunion, identifier et répartir les rôles nécessaires au bon déroulement de la réunion :

• Le facilitateur : garant de la dynamique de groupe et du cadre (rôle tournant) partage du PV avec les to-do des uns et des autres dans slack.
• Le gardien du temps s’assure que le timing prévu pour traiter chaque point est respecté
• Le secrétaire: rédige le PV en identifiant les to-do des uns et des autres. Astuce: définir une structure de PV pour qu’il soit toujours rédigé de la même manière.
• Le synthétiseur : résume ce qui a été dit, valide les décisions prise avec les participants de la réunion (rôle pouvant être joué par le facilitateur)

Commencer la réunion en faisant un « point météo », un tour de table où chacun dit comment il se sent pour permettre à chacun de savoir où en est l’autre. Se libérer de son ressenti permet aussi parfois d’être en mesure de le mettre de côté pour se mettre au service du projet.

Clôturer la réunion en ouvrant un espace sensibilité pour permettre de partager un problème et d’identifier avec qui et quand le traite.

 

Comment échanger de l’info au sein d’une équipe sans démultiplier les canaux ?

A éviter : les mails et les groupes whatsapp car ces canaux favorisent les pertes d’infos

Recommandation : privilégier slack, une plate-forme de communication collaborative qui rassemble les différents flux de communication (messagerie, partage de fichiers
appels vidéo, etc).

Le tips de Communa : créer un rôle tournant « communication interne » au sein de sa structure. Cette personne rédige un guide d’utilisation de la plateforme, est garante des process, crée de nouveaux canaux si besoin.

Ce qu’il faut retenir : il est parfois malgré tout nécessaire de s’adapter à la réalité et aux préférences de chacun mais cela reste important de définir un outil commun.

 

Comment continuer à vivre sereinement la gouvernance partagée à distance?

• Maintenir les réunions hebdomadaires afin de pouvoir sentir le groupe
• Face à la démotivation de certains, proposer des coups de fils ou skypes spontanés
• Faire un résumé informatif de ses tâches chaque semaine dans un canal slack spécial « ma semaine » ou à l’inverse, créer un canal « ma semaine prochaine » et y résumer ce qu’on fera dans un futur proche. Intérêt : avoir une vue globale sur l’agenda des autres et ainsi partager la charge de travail si certains sont sous l’eau
• Appeler individuellement chaque membre de l’équipe : comment tu te sens/vis la situation? Et sur le plan financier ? Comment se profilent tes journées de travail ? (cfr gestion des enfants) As-tu envie de proposer un projet pendant le confinement ou après? (juste pour rappeler que cette porte reste ouverte)
• Création d’un canal slack « fun » pour décompresser

 

La boîte à outils gouvernance

• Outils de facilitation et techniques d’intelligence collective, par Barricade
• La boîte à outils de l’Université du Nous
• Le processus de réunion de triage
• Le timer: remplacer le gardien du temps par un outil visuel

 

Pour aller plus loin

• Gouvernance partagée et fonctionnement des organisations en cercle, par le Réseau transition
• Les clés pour mettre en place une gouvernance partagée, par l’Université du Nous
• Les rôles de facilitateur et de secrétaire dans les cercles, par l’Université du Nous