Entreprise sociale : comment choisir un.e bon.ne comptable ?

Le 21 mai 2024 à Bruxelles, 6 entrepreneur.es de la communauté se réunissaient pour discuter tips et bonnes pratiques sur ce sujet « Comment choisir un.e bon.ne comptable ? » (Non ce sujet n’est pas ennuyeux. Oui, il est inévitable. Non il n’est pas ennu… Bref.)  L’occasion de récolter les bonnes pratiques des membres de la communauté. Retour sur ces échanges entre CABASA, EmpreinteS, SAW-B, Droits devant !, la Chaf et la fiduciaire du Tilleul.

 

On le sait tous et toutes : le chemin entrepreneurial d’un.e entrepreneur.e social.e est semé d’embûches plutôt type énormes rondins de bois que petites branchettes sympas (de rien pour cette métaphore bucolique). Rondin parmi les rondins (métaphore filée pour plus de fun) : trouver un comptable pour une entreprise sociale.  C’est-à-dire : qui comprend les enjeux, les différentes sources de financements, et les (souvent) petites ressources en interne pour traiter ce sujet. Voici quelques questions à vous poser pour y voir plus clair dans cette quête.

 

Trouver le bon comptable : Les questions à se poser avant de trouver la perle

 

1. Quels sont mes besoins spécifiques ?

• Type de comptabilité nécessaire (simple, double, analytique).
• Nombre de factures d’achat/vente mensuelles.
• Nombre de subsides à gérer et des sources
• Nombre de salariés dans la structure.
• Assujettissement ou non à la TVA.

2. Quel est mon degré d’investissement dans la comptabilité de ma structure ?

• Suis-je prêt à tout gérer moi-même ou ai-je besoin de déléguer entièrement ?
• Préfère-t-on un équilibre avec une répartition des tâches ?

3. Où trouver des références ?

• Demander des recommandations à d’autres entrepreneures sociaux (pour info : ça parle souvent comptabilité sur le groupe de la communauté Coopcity, et ça se refile les bons plans)
• Vérifier les avis et témoignages en ligne.
• Consulter les réseaux professionnels et associations d’entrepreneurs (Mon ASBL, par exemple)

 

« Le plus simple c’est d’avoir un outil de compta partagé entre le client et le comptable, auquel tout le monde peut accéder, et mettre en place des processus de partage de tâches (qui encode quoi, où ces infos sont-elles classées, …). » Virginie Dewulf, la CHAF

 

Vous avez trouvé votre comptable ? Les questions à lui poser directement

 

• Quels tarifs pratiquez-vous pour les services proposés

 

• Travaillez-vous déjà sur des dossiers similaires ?
  • Volume d’activités et secteur d’activité.
  • Expérience en gestion de subsides et / ou modèle à financements hybrides

• Quel est votre mode de facturation ?
  • Forfait ou en régie.
  • Fréquence de facturation et détail des heures fournies avec les factures.

• Quelle est la durée de préavis pour mettre fin à la collaboration ?

 

• Quel est votre temps de réaction en cas d’urgence ou de question ?

 

• Pourriez-vous me fournir un exemple de lettre de mission décrivant les termes de la collaboration ?

 

Travailler avec son Comptable : Quand et comment

 

1. Quand solliciter son comptable ?

• En fonction des obligations fiscales (déclarations TVA mensuelles ou trimestrielles).
• Avant les échéances importantes (préparation des comptes annuels, audits, etc.).

2. Quels outils de collaboration utiliser ?

• Outils de comptabilité partagés (ex. QuickBooks, Odoo) pour un accès commun. « Le plus simple c’est d’avoir un outil de compta partagé entre le client et le comptable, auquel tout le monde peut accéder, et mettre en place des processus de partage de tâches (qui encode quoi, où ces infos sont-elles classées, …). » confirme Virgine Dewulf de la CHAF.
• Logiciels d’archivage des documents comptables.
• Outils de communication définis (emails, documents en ligne partagés, réunions périodiques).

3. Bonnes pratiques pour une relation de travail saine

• Définir des modalités de communication claires (ex. appels trimestriels, emails regroupant les questions).
• Désigner une personne de contact au sein de l’organisation.
• Clarifier les modalités de facturation dès le début.
• Sensibiliser les administrateurs aux enjeux comptables et financiers.
• Partager les informations sur le fonctionnement interne de l’organisation.
• Former plusieurs membres de l’équipe à la comptabilité pour une meilleure réactivité.

 

Les services que vous pouvez demander à votre comptable

• Aide à la réalisation du budget annuel.
• Outil de gestion et de suivi de la trésorerie.
• Présentation et explication des comptes annuels au conseil d’administration et à l’assemblée générale.
• Conseils en optimisation fiscale.
• Assistance lors des audits financiers.
• Formation des équipes aux bases de la comptabilité et de la gestion financière.

 

 

Les références échangées au sein de la communauté

Sur notre groupe Facebook rassemblant les entrepreneures et entrepreneurs de COOPCITY, le sujet de « trouver un bon comptable » est récurrent. Voici les bonnes adresses / noms qui ont été les plus cités :

• La CHAF, la coopérative Comptable, Humaine, Administrative et Financière
• La Fiduciaire du Tilleul
• Marie Laure De Staercke
• Deg & partners / art consult, un bon cabinet mais assez cher, bonne maîtrise des asbl et du secteur des arts
• THG à Louvain-la-neuve