Mijn gemeenschap betrekken

Maar allereerst… de vraag waarom mijn gemeenschap betrokken moet worden bij de ontwikkeling van mijn onderneming?

COOPCITY moedigt sociale ondernemingen sterk aan om de leden van hun gemeenschap (begunstigden, vrijwilligers, partners, werknemers, coöperanten …) te betrekken bij de ontwikkeling van hun project want rekening houden met hun mening is essentieel om in te spelen op hun noden. Bovendien levert het betrekken van zijn leden soms nieuwe ideeën op die dichter aanleunen bij de dagelijkse realiteit.

Maar het betrekken van zijn leden is niet zo gemakkelijk! Daarom werden hierover praktijken uitgewisseld tijdens het jaarlijkse feest van COOPCITY (08/06/23).

Zaken waarmee sociale ondernemingen te maken krijgen:

Volgende thema’s stonden centraal:

• De inclusie (en exclusie) van nieuwe leden
• Het betrekken van zijn leden
• Werknemers en vrijwilligers laten samenwerken

 

Het betrekken van zijn leden

Goede praktijken uitgewisseld tijdens COOPCITY FEST

• Via de nieuwsbrief een oproep om hulp lanceren waarin een vrijwillig shiftsysteem wordt voorgesteld
• Via sociale media laten weten dat zij echt nodig zijn
• Drinks met hapjes organiseren
• Een werkgroep ‘welzijn op het werk’ oprichten
• Via zijn website getuigenissen verspreiden die meer zichtbaarheid creëren waarvoor zij niet kunnen zorgen (motivatiebron voor hen)
• Genoeg ruimte laten voor de vrijwillige leden en hen de mogelijkheid bieden initiatief te nemen, ze zijn meer dan louter de uitvoerders.
• Het is belangrijk om ook hen een beslissingsbevoegdheid te geven
• Bepalen wat men samen wil doen
• Een meldgroep oprichten voor wederzijdse hulp
• De algemene vergadering gebruiken om mensen te mobiliseren
• De werknemers moeten zich ten dienste stellen van de vrijwilligers en moeten hun ideeën waarderen door ze in de praktijk te brengen
• Apero’s, rondleidingen en gezamenlijke ophalingen organiseren
• Een verantwoordelijke voor de gemeenschap aanstellen
• Niet te veel druk opleggen
• Een Récupédia aanmaken (wikipedia van recuperatheken), maar dat werkt niet zo goed buiten de ontmoetingen
• Apero’s organiseren om ondertussen de thema’s te identificeren die hen verenigen. Zichtbaarheid geven aan de acties waar niet iedereen noodzakelijk kennis van heeft
• De voorkeur geven aan een informele aanpak. De vergaderingen afronden voor het voorziene uur om de leden geen stress te bezorgen
• Smart lab: het zijn de leden die de projecten voorstellen die vervolgens aan iedereen worden voorgelegd
• Kleine gemeenschappen consolideren
• Een middel vinden dat de gemeenschap kan gebruiken om zijn noden te identificeren

Wat nog getest kan worden

• Een mentorsysteem ontwikkelen
• Een verantwoordelijke voor de gemeenschap aanstellen
• Elke maand een vast moment inplannen om samen te komen en de moeilijke en vervelende zaken aan te pakken
  Het aantal vergaderingen terugdringen
• Vergaderingen afwisselen met to do’s die meteen in de praktijk worden gebracht

Enkele inspiratiebronnen

• Wikipedia
• Solaris (lokaal netwerk van wederzijdse hulp)
• Smart lab
• Genially

De inclusie en exclusie

Reeds getest

• Infosessies organiseren voor de nieuwe leden (in 3 talen, het tijdstip met de nodige zorg kiezen en de mogelijkheid laten de sessie online te volgen) met 6 maanden later een vergadering die meer in detail gaat
• In plaats van een uitsluiting te overwegen is het beter om een onderscheid te maken tussen de actieve en de inactieve coöperanten
• Iemand aanstellen die zich voltijds buigt over de relaties (binnen de gemeenschap, met de wijk)
• Rekening houden met de uitdagingen die schuilen in de verhoudingen tussen oude en nieuwe leden (de early adopters zijn vaak enorm gemotiveerd maar worden soms enkel gezien als gebruikers)
• Start Lab: De leden vanaf hun toetreding tot de gemeenschap veel verantwoordelijkheid geven, hen verzoeken zichzelf voor te stellen (volgens de manier die zij wensen) en een tabel aanmaken met de gegevens van iedereen
• Het is belangrijk nieuwkomers erop te wijzen dat ze deel uitmaken van een gemeenschap en dat ze niet moeten wachten tot alles voor hen wordt gedaan
• Iemand die de gemeenschap verlaat, verzoeken afscheid te nemen
• Elk nieuw lid een peter/meter toewijzen
• Nagaan of de nieuwe leden nood hebben aan begeleiding om hun weg te vinden binnen de gemeenschap. De peter/meter is geen coach of verantwoordelijke, maar biedt gewoon ondersteuning bij vragen of problemen (vb.: Tot wie moet ik me wenden? Waar vind ik info? …)
• Een jaarboek aanmaken met de leden en hun noden om de wederzijdse hulp te faciliteren
• Elkaar helpen, beseffen dat alles veel sneller gaat als je om hulp vraagt … Wie geeft, krijgt terug. Deze boodschap meedelen aan de leden zodat een ‘reflex’ ontstaat
• Afrekenen met het vooroordeel dat je in je eentje meer kan bereiken
• Bij projecten met oprichters moet nagegaan worden hoeveel ruimte de nieuwkomers krijgen
• Waardevolle en gewaardeerde taken delegeren en duidelijk zijn over de verwachtingen (resultaten, termijnen, kwaliteit), een evenwicht vinden tussen wat gevraagd wordt van de werknemers en van de vrijwilligers. Zolang het resultaat er is, moeten de leden de gebruikte middelen kunnen kiezen
• Vanaf de toetreding van leden de verwachtingen verduidelijken en meegeven wat minimaal bereikt moet worden
• Erop toezien dat er anciens aanwezig zijn tijdens de toetreding van nieuwe leden om de overdracht van kennis te faciliteren

Werknemers en vrijwilligers laten samenwerken

Reeds getest

• Vrijwilligers naar waarde schatten

• Zich bewust zijn van de verantwoordelijkheden van de werknemers
• Het de vrijwilligers aangenaam maken
• De criteria en de taken van de werknemers vastleggen
• De noden en wensen van de vrijwilligers kennen
• Iemand aanstellen die de gemeenschap moet animeren en verenigen