Fondsenwerving, tools om subsidies op te volgen en participatief budget

Uitwisseling van praktijken tussen de admin/fin verantwoordelijken

• Fondsenwerving
• Tools om subsidies op te volgen
• Participatief budget

Maar allereerst… De admin/fin groep, wat is dat?

De COOPCITY-gemeenschap blijft groeien en dus lijkt het ons belangrijk dat we in kleine groepjes kunnen samenzitten om het te hebben over de uitdagingen die komen kijken bij de functies en taken binnen uw onderneming.

De admin/fin groep kwam zes keer samen tussen oktober 2022 en mei 2023 en bestaat uit de volgende ondernemingen: Communa, Fédération des Maisons médicales, L’Ilot, de recuperatheek Gilbard, Infirmiers de rue, SAW-B en COOPCITY.

Tijdens de werkvergaderingen werden onder andere volgende vragen behandeld:

• Hoe de kosten voor ondersteuning en de kosten die niet gedekt worden door subsidies financieren en ervoor zorgen dat de aangeboden diensten betaalbaar blijven voor de begunstigden?
• Welke tools gebruiken om de subsidies op te volgen?
• Welke processen hanteren om gegevens te verzamelen en de toekenning van het budget door de verantwoordelijken van de verschillende polen van mijn onderneming te faciliteren?

 

Fondsenwerving

Hoe de kosten voor ondersteuning en de kosten die niet gedekt worden door subsidies financieren?

Goede praktijken uitgewisseld tijdens de bijeenkomsten van de admin/fin groep

Wat nog getest kan worden

Met betrekking tot de terugkerende subsidies:

• Niet vergeten de tewerkstellingssubsidies aan te vragen: GECO, APE, Maribel …
• Werknemers aanwerven via artikel 60 (tewerkstelling via het ocmw; procedure die 3 tot 6 maanden kan duren)
• De subsidies verkregen uit fondsen gebruiken (contact opnemen met de spelers van zijn ecosysteem om een lijst op te stellen van de sponsors en stichtingen die de problemen van de sector aanpakken)
• Een pleidooi opzetten bij het Gewest of de gemeente om structurele politieke steun te krijgen, op grond van een evaluatie van de sociale impact om het belang van de ondernomen acties aan te tonen (carte blanche …)
• In het algemeen: noodzakelijk om zich regelmatig te buigen over de structurele subsidies en om de lijst hiervan bij te werken in functie van de nieuwe informatie in ons bezit

Om de eigen inkomsten te verhogen

• Consultancy: expertise verlenen met hogere tarieven voor de klanten die de middelen ter beschikking hebben om hogere uurtarieven te betalen.
• Vzw: steunen op de bijdragen van de leden
• Verhuur van ruimten: de bezettingsgraad van de gebouwen verhogen
• Activiteiten diversifiëren: evenementen organiseren die een betalend publiek kunnen aantrekken (een ander publiek dan de beoogde begunstigden)
• Een dienst oprichten voor de inzameling van giften (mailing, geldinzamelacties op straat …) waarbij gecommuniceerd wordt over de fiscale voordelen van giften (opgelet: om een erkenning vragen voor de fiscale aftrekbaarheid)
• Bijdrage van de begunstigden (bewuste ruil)
• Een commerciële dienst ontwikkelen met focus op socio-professionele inschakeling (vb.: les Pots de L’Ilot van de vzw Ilot)

Met betrekking tot de energiekosten

• Een deel van de energiekosten doorrekenen aan de begunstigden maar daarbij de tarieven en bijdragen differentiëren per segment (andere tarieven voor de gebruikers van kantoorruimte, de bewoners van een appartement …)
• De gebruikers vragen om zelf te onderhandelen over de voorkeurstarieven voor de lasten

Te onthouden

• Samenzitten met de projectleiders van de sector om mogelijke financieringsbronnen te identificeren (privé en publiek)
• Hogere kosten doorrekenen aan de begunstigden ligt gevoeliger voor de teams op het terrein
• Expertise/consultancy aanbieden en de tarieven hiervan verhogen
• Meer pleidooien
• Een werkgroep oprichten om het team te betrekken bij deze kwesties en de acties te identificeren die ondernomen moeten worden door het team

Welke tools gebruiken om de subsidies op te volgen?

Bijbehorende uitdagingen

Deze variëren in functie van het aantal subsidies dat de onderneming geniet:

• Hoe gebruik maken van verschillende soorten subsidies (structureel, verbonden aan projecten, giften …);
• Hoe zich organiseren wanneer meerdere personen tegelijk de subsidiedossiers opvolgen?
• Hoe meerdere subsidies gebruiken voor eenzelfde project?

Soorten tools

• Een tabel in Excel om de subsidies op te volgen (soort subsidie per jaar (tab) om een algemeen beeld te hebben)
• Een afzonderlijke tabel om een zicht te hebben op de gebruikte subsidies en om te vermijden dat dezelfde werknemers twee keer een subsidie krijgen
• Een tabel om de ingediende dossiers op te volgen en regelmatig bij te werken. Dit vereenvoudigt de opvolging bij de subsidiërende instantie en maakt duidelijk waarom bepaalde financieringsaanvragen niet tot het gewenste resultaat hebben geleid (bedrag, soort gedekte kosten, begin- en einddatum)

Uitgewisselde goede praktijken

• Zie erop toe dat het bestand voor de opvolging van de subsidies regelmatig wordt bijgewerkt
• Ga na wat de subsidiërende instantie verwacht in termen van opvolging (JR, termijnen, bewijsstukken …)
• Organiseer elk jaar een groepsvergadering om een overzicht te geven van de verschillende subsidies van de onderneming, om iedereen bewust te maken van hun belang in de financiering van de activiteiten, om de cyclus zichtbaar te maken en om te zorgen voor transparantie binnen het team wat de uitdagingen en activiteiten van de onderneming betreft.
• Leg het team deadlines op: wijs het team op de uiterste termijnen om de activiteitenverslagen en de bewijsstukken tijdig te ontvangen (vervolgens te bundelen en te versturen door de administratieve dienst)
• Overweeg de taken van de verantwoordelijke voor de financiën en de opvolging van de subsidies te verdelen als het financieringsbedrag en het team groter wordt

Te vermijden fouten: Zorg ervoor dat hetzelfde project niet twee keer gesubsidieerd wordt!

Participatief budget

Welke processen hanteren om gegevens te verzamelen en de toekenning van het budget door de verantwoordelijken van de verschillende polen van uw onderneming te faciliteren?

Tools die getest kunnen worden

• Budgetmodel bestaande uit de volgende elementen: boekhoudkundige codes, naam van de rekeningen, een analytische code voor elk project (de projectverantwoordelijken kunnen zo info krijgen die uitsluitend betrekking heeft op hun budget). Het model maakt het mogelijk om de verschillende budgetten van een project samen te tellen om een totaal te verkrijgen.
• Tijdlijn die doorgaans gerespecteerd wordt om het budget vast te leggen:

1. Werkzaamheden m.b.t. het budget (november-december): ideaal moment om de financiën/boekhouding op een lijn te brengen met de projecten; maakt het mogelijk om de doelen te bepalen inzake fondsenwerving
2. Verzamelen van informatie (december/januari)
3. Voorstelling van een realistisch budget (onderhevig aan verandering in functie van de herzieningen m.b.t. de toewijzingskeuze) tijdens de 1e RvB in februari/maart om de herzieningen door te voeren voor de AV
4. Rekening houden met herzieningen (bekijken wat gebruikt werd in verhouding tot het geraamde budget)
5. Evaluatie van de aanpassingen in functie van de nieuwe projecten die er maximaal elke 3 maanden bij komen
6. Opvolging van de subsidies (tweewekelijkse meeting van 30 minuten met de directie om het kort te hebben over de evolutie van de subsidieaanvragen)

Reeds getest

• Een jaarlijks minimumbudget bepalen voor HR + aan elke pool een klein startbudget toekennen op basis van een budgetmodel waarmee een idee gevormd kan worden
• Een bottom-up aanpak hanteren: Doorgaans stellen de admin/fin verantwoordelijken het budget op en bekijken zij samen met de mensen op het terrein of het budget klopt. Bij een bottom-up aanpak bereiden de admin/fin verantwoordelijken een budgetmodel voor dat ze laten aanvullen door de projectverantwoordelijken die daarbij de hulp krijgen van de admin/fin verantwoordelijken en HR. De admin/fin verantwoordelijken vergelijken vervolgens hun oorspronkelijke versie met de aangevulde versie. Ze raadplegen de teams meer en hakken indien nodig knopen door. Ze delen het eindresultaat tijdens de AV mee aan het team.

Voorbeeld te volgen tijdlijn

• 2 weken voorbereidingstijd: iedere pool definieert zijn strategie en plant de acties voor het komende jaar in de twee weken voor de twee dagen waarin het budget wordt ingevuld
• 2 dagen voor het invullen van het budget: iedere pool vult zijn budgetmodel in met de hulp van de admin/fin verantwoordelijken en HR
• Publicatie van het voorlopige budget + eventuele heen-en-weer communicatie bij arbitrage
• Voorstelling van het definitieve budget aan de AV
• Mogelijke herziening in september (bilateraal, niet collectief)
• De samenwerkingsovereenkomst gezamenlijk laten opstellen door de pool finance en de betrokken projectleiders (in plaats van de samenwerkingsovereenkomst te laten goedkeuren door de projectleiders eens deze zijn opgesteld door de pool finance). Een wekelijkse vergadering voorzien tussen de polen ^ aankondiging van de samenwerkingsovereenkomst die wordt besproken tijdens de vergadering met de oproep om de samenwerkingsovereenkomst samen op te stellen ^ Opgelet! Dit vergt veel tijd!
• Vergelijking van elk budget gedefinieerd door een pool met het budget gedefinieerd door de pool admin/fin
• Verzameling van informatie: elk kwartaal of semester nagaan wat ondernomen werd en samen de prognoses herzien om de teams niet kwijt te raken (bijvoorbeeld bij een wijziging van de inkomsten wanneer er aanvullende subsidies verkregen worden).
• De tijd bepalen voorzien voor de projecten gewijd aan transversale thema’s van het collectief en deze tijd aftrekken van de personeelskosten waarvoor subsidies worden aangevraagd. Dit kan gebeuren door een basiscoëfficiënt te bepalen voor elk groepslid (vb. iemand wiens werktijd volledig gefinancierd wordt door subsidies eraan herinneren dat hij of zij zich niet voltijds kan buigen over de projecten omdat zij x dagen moeten werken in de collectieve werkplaats van de onderneming).

Ideeën die nog getest moeten worden

• Een communicatiekanaal met de directie creëren om informatie door te geven. Voorbeeld: De subsidieverantwoordelijke neemt deel aan een vergadering met de directie. Gedurende 30 minuten wordt informatie gedeeld over de komende projectoproepen om een stand van zaken op te maken van wat kan gebeuren zonder het te hebben over de inhoud maar wel over de bedragen.
• De subsidieverantwoordelijke geeft nadien de feedback door aan de pool admin/fin.